【ビジネスで使える】英語のメール・チャットの書き方を解説！よく使われる略語は？

皆さん、こんにちは！ Ritaです。
海外のドラマやミュージカルを観て私も英語が話せるようになりたい！と思い大学在学中にアメリカとオーストラリアで短期留学！現在は英語を学ぶ方のサポートができればと思い「ｂわたしの英会話」でコンシェルジュとして働いております。

さて皆さんは、お仕事やプライベートで英語でのメールやチャットをする機会はありますでしょうか？

私は最近、スクールに在籍するレポートパートナーからの問い合わせメールの対応をする機会が増えました。
今まで英語でメールを作成する機会が皆無だったため、毎回あたふたネット検索しながらなんとか対応しております。

そこで！今回はメールやチャットの際に英語でも即レスできるように！
口語ではなく、文章でのやり取りで便利な英語フレーズや豆知識などをご紹介いたします！

英語のビジネスメールの書き方/フレーズ

英語でメールを作成する際、特にビジネスシーンではどのように書くのか気になりますよね？日本だとメールの書き方などルールが沢山ありますが英語のビジネスメールはどうなるのか調べてみました。

まず英語のビジネスメールは日本語に比べるととてもシンプルで簡潔です。メールを送る相手や内容によって多少の違いはありますが基本的には下記5つの要素で成り立っています。

①Subject（件名）
②Salutation（敬辞）
③Body（本文）
④Complementary Close（結辞）
⑤Signature (署名)

それでは順番に解説していきます。

①Subject（件名）

①の件名はメールの内容を明確・具体的に記載する必要があります。
いくつか例文を紹介しますね！

依頼の場合…Request for a Quote（見積もり依頼）
確認の場合…Confirmation of Meeting for June 23（6/23の会議の確認）
問い合わせの場合…Inquiry about Your Product（御社の製品についてのお問い合わせ）
お知らせの場合…Notification of Summer Vacation Period（夏季休暇期間のお知らせ）

②Salutation（敬辞）

②敬辞では日本の場合は「◯◯様」のように宛名を記載しますがこれは英語でも同じです。日本語の「様」はDearを用いることができます。
さらに日本語では馴染みがないMr,やMs,性別によって使いわけが必要な敬称があるのでいくつか記載方法を知っていると便利ですね。
送る相手が男性または女性で名前を知っている場合　

→Dear Mr,（ラストネーム）または　Dear Ms,（ラストネーム）
送る相手の性別は分かっても名前を知らない場合
→Dear Sir, 　または　Dear Madam,
送る相手の名前も性別も知らない場合
→Dear Sir or Madam,
担当者が分からない場合
→To whom this may concern,

③Body（本文）

③本文も大まかな構成は日本と変わりません。
しかし、日本語のメールで登場するような季節の挨拶やとても長いテンプレ文はなく、導入→用件→結びの言葉と全体的にシンプルで伝えたい要件だけを書くのが主流です。

本文の書き出しとなる導入部分はメールの内容や送る相手によって異なりますが基本的には簡単な自己紹介や短い挨拶や返信の場合はメールのお礼を記載します。

【初めて送る相手の場合】
I am Erica Smith, a person in charge of this project.
今回のプロジェクトを担当するスミスエリカと申します。

【何度もやり取りしている相手の場合】
I hope this email finds you well.
お元気でお過ごしでしょうか。

【返信の場合】
Thank you for your email.
連絡をいただきありがとうございます。

続いて用件に移る際、まずはそのメールを書く目的を書くと相手も内容が把握しやすくなります。その際はこのように書き出すのがおすすめです。

I am writing this Email to you, because I would like to know your availability for a meeting.
ミーティングの日取りを決めるためにご連絡させていただきました。

This is to inform you that our company will hold the new year’s party.
弊社で新年会を開催することになりましたのでお知らせいたします。

その他本文でシーン別に使えるフレーズをいくつか紹介します。

【資料などを添付するときの定番フレーズ】
Please find attached ～
添付をご確認ください。

【依頼するときの定番フレーズ】
We would appreciate it if you could ～
It would be appreciated if you could ～
もし～して頂ければ幸いです。

【提案するときの定番フレーズ】　
We would be pleased to ～
もしよろしければ、喜んで～させて頂きます。

続いて最後の締めの言葉では感謝の言葉や返信を待っている旨などを下記のように表現します。

I look forward to hearing from you soon.
ご返信お待ちしております。

Should you have any questions, please contact us at any time.
ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。

Thank you for your cooperation.
ご協力ありがとうございます。

Thank you in advance.
よろしくお願いいたします。

④Complementary Close（結辞）

④日本語のビジネスレターに用いられる、「敬具」や「かしこ」にあたる結語（Sign-Off）が英語にも存在します。
いくつかあるので、シチュエーション別に使い分けることがおすすめです。

フォーマル→Sincerely,
ややフォーマル→Best regards,/Kind regards,

⑤Signature (署名)

⑤英文ビジネスメールの末尾も日本と同様、差出人名として自分の会社名や名前、連絡先を記載します。
日本語では【会社名→部署名→個人名】の順ですが、英語では順番が反対になり【個人名→部署→会社名】なので注意しましょう。

英語でビジネスメールとなると最初はハードルが高く感じてしまうかもしれませんが、
こうして書き方の流れや基本的なフレーズを覚えておくと、お仕事でいざというときにも、即レスができるようになり、作業効率UPにもつながりますよね！

チャットで“what’s up?”と訊かれたらどう返信する？

チャットで会話を始めるときは対面の時と同じように“How are you？”や“what’s up?”のフレーズを使うことができます。

英語を学び始めの頃、私は”What’s up?”への返事の仕方がイマイチ分からず、なんとなく”How are you?”と訊かれた時のように”I’m good”と返していました。
しかし実は、これあまり主流な返事の仕方ではないのだそうです．．．

そもそも”What’s up?には2つの意味があり、1つ目は単なる挨拶、”Hi”と同じような意味合い、2つ目が”What are you doing?”のような「なにしてるの？」と同じ意味があります。
そのため”What’s up?”の返事方法として”I’m good”は本来であれば正しくはないのです。

ただ実際には、このような返事をしている人もおり、それで意味が通じるのが現状です。
では、どのような返事の仕方がよいかというと下記のようなフレーズがおすすめです。

・Not much./Nothing special.
　特に変わりはないよ。

・Same as usual.
　いつも通りだよ。

チャットで“what’s up?”と訊かれた場合は対面とは違いお互いの顔が見えない為、上記フレーズに加えて現状や近況を簡単に伝えるのがよいですよ。

ビジネスメールと違って友人とのチャットでは細かいルールなどはなく対面の日常会話でも使えるカジュアルなフレーズでのやり取りが可能です。
こちらの記事では、以前私が英語でチャットの返信の仕方で困った経験を元に“what’s up?”についてご紹介させていただきました！