電話応対のコツ　Part2

●o。.○o 。☆　電話応対のコツ　Part2 ☆　。o○.。o●

みなさん、こんにちは！！
以前に「電話を取る⇒うまく切り抜ける！」ための電話応対のコツをご紹介しましたね！
読んでいただけましたでしょうか？

こちらから前回のエントリを読めます！

実際に使ってみる機会はありましたか？？

電話がよくかかってくるなら練習もできるのですが、たまにしかかかってこない外国人か
らの電話・・・なおさら焦ってしまいますよね＞＜

でも、まずは見ながら言ってみるのもいいと思います。プリントアウトして机に忍ばせて
おいてくださいね☆

今日は

☆担当者が不在の場合の伝え方
☆伝言を預かる場合

にフォーカスして、もうひとつステップアップしてみましょう！！

Ⅰ 担当者の不在を伝える

She’s away from her desk.　　席を外しています。
She is in a meeting. 会議中です。
She is with a client. 接客中です。
She is on a business trip. 出張中です。
She is on another line. 電話中です。
She is taking today off.休みをいただいています。
She moved to another department. 異動しました。
She retired. 退職しました。

◎実際の会話の流れを見てみましょう！

Mr. Ford: May I talk to ms.Yamamoto?
Asami: I’m sorry, but She is out of the office.
Mr. Ford: I see. When will she be back?
Asami: In about 30 min.

フォードさん：　山本さんはいらっしゃいますか？
麻美：　あいにく外出しております。
フォードさん：　そうですか。いつ戻られますか？
麻美：　30分ほどで戻ると思います。

≪ワンポイント≫
☆ 戻るかどうか、または戻り時間を伝えるには？

‐She should be back within an hour.（1時間以内に戻るはずです。）
※shouldを使うことで「戻るはず」「戻ることになっている」と戻り時間がはっきりとし
ているというニュアンスになります。「～以内に」はinでもwithinでもOK!

‐She’ll be back at 3pm.(3時には戻ります。)
‐I’m afraid I don’t know.(わかりかねます。)

※I’m afraidをつけることで「申し訳ございませんが」のニュアンスが加わります。

‐She’s planning to go straight home.(今日は直帰の予定です。)
‐She’ll be working tomorrow.(明日は出社します。)

このように言えば、
Then I will call her again tomorrow, please let her know I called.
（それなら明日またかけなおします。電話があったことだけお伝えください。」

と、話がまとまることでしょう。

Ⅱ 伝言を聞く
もう一歩チャレンジ！

不在を伝えた後にもうひとこと、伝言を聞くことができたらとても親切で丁寧な印象になります。

「何か伝言はございますか？」
‐Do you have a message for her?
‐May I take a message?
‐would you like to leave a message for her?
‐Would you like me to give her a message? 　　

Would you～? は「～したいですか？」の丁寧な言い方。同じ意味でもこちらのほうがより
きちんとした印象になります。

あるいは、不在を伝えたあとに相手からこう言われるかもしれません。
「伝言を伝えていただいてもよろしいですか？」

‐May I leave a message for her?
‐Could I leave a message?
‐Could you take a message for me?

◎ 実際の会話の流れを見てみましょう。
上記I の会話パートの「30分以内には戻ります」と伝えたあとに・・・・

☆例1☆
Asami: Would you like to leave a message for her?
Mr. Ford: Well, could you tell her that I got her FAX?
Asami: I’ll be sure to let her know.　
Mr. Ford: Thank you very much.

麻美：何か伝言はございますか？
フォードさん：では、送っていただいたFAX受け取りましたとお伝えいただけますか？
麻美：はい、必ず伝えます。
フォードさん：　ありがとうございます。

☆例2☆
Mr. Ford: Could you take a message for me?
Asami: Yes of course.
Mr. Ford: Please tell her I need to talk with her rather urgently and will call her back
tomorrow.
Asami: Sure, I’ll give the message.

フォードさん：それでは伝言をお願いしたいのですが。
麻美：はい、承ります。
フォードさん：少し急いで彼女と話す必要があるので、明日またかけ直すと伝えてください。
麻美：　かしこまりました。申し伝えます。

いかがでしょうか？
ここまで聞けたら安心ですよね。